Gamybinėse patalpose pasklinda dūmai. Darbuotojai laukia vadovo nurodymų, tačiau vadovas išvykęs, o jį pavaduojantis asmuo nežino, kas turi organizuoti evakuaciją. Vieni žmonės skuba į lauką, kiti grįžta pasiimti daiktų. Susirinkus kieme paaiškėja, kad niekas negali pasakyti, ar pastate neliko lankytojų. Tokia situacija atskleidžia pasirengimo spragas, kurių vien pasirašyta instrukcija neužpildo.

Įmonei pasirengimas ekstremaliosioms situacijoms reiškia konkrečius sprendimus: įvertintas grėsmes, aiškias procedūras, paskirtus atsakingus žmones ir praktiškai patikrintus darbuotojų veiksmus. Dokumentacija turi padėti šiuos sprendimus įgyvendinti. Kad ji atliktų savo paskirtį, būtina suprasti, kokie reikalavimai taikomi konkrečiam verslui ir kaip juos susieti su kasdiene veikla.

Problema: įmonė nežino, kokie civilinės saugos reikalavimai jai taikomi

Viena dažniausių klaidų yra pasirengimo dokumentus rinktis pagal kitos įmonės pavyzdį. Nedidelis biuras, gamybos įmonė ir gausiai lankomas paslaugų objektas gali turėti skirtingas pareigas. Todėl pirmas žingsnis turėtų būti taikomų reikalavimų nustatymas.

Lietuvoje šią sritį reglamentuoja Krizių valdymo ir civilinės saugos įstatymas bei jį įgyvendinantys teisės aktai. Ekstremaliųjų situacijų valdymo planą privalo rengti nustatytus kriterijus atitinkančios įstaigos ir ūkio subjektai. Tai nėra vienoda pareiga kiekvienai įmonei. Vyriausybės nutarimu Nr. 1317 patvirtinti atskiri planų rengimo kriterijai, taip pat mokymo, pratybų ir kitų pasirengimo priemonių tvarkos aprašai.

Praktiškai verta sudaryti įmonei taikomų pareigų sąrašą. Jame turi būti nurodyta, kokio dokumento ar veiksmo reikia, kas už jį atsakingas ir kada jis turi būti atliktas. Atskirai įvertinami civilinės saugos, gaisrinės saugos ir darbuotojų saugos reikalavimai. Šios sritys susijusios, tačiau vienos srities instrukcija savaime nepakeičia kitos srities dokumentų.

Tuv-Nord civilinė sauga gali būti pasirenkama kaip profesionalus partneris rengiant reikalingą dokumentaciją. TUV NORD Lietuva viešai nurodo teikianti ekstremaliųjų situacijų valdymo planų rengimo, civilinės saugos mokymų ir pratybų paslaugas. Užsakant pagalbą verta aiškiai sutarti, kad dokumentai bus pritaikyti konkrečioms patalpoms, veiklai ir darbuotojų organizavimui.

Problema: rizikos vertinimas neatspindi realios įmonės veiklos

Bendro pobūdžio pavojų sąrašas mažai padeda, jeigu jame neįvertinta, kas iš tikrųjų gali sutrikdyti įmonės darbą. Sandėliui aktualios vienos grėsmės, maisto gamybos įmonei ar klientų aptarnavimo centrui – kitos.

Vertinimą rekomenduojama pradėti nuo patalpų ir veiklos apžiūros. Reikia išsiaiškinti, kur naudojamos ar laikomos pavojingos medžiagos, kokie procesai priklauso nuo nepertraukiamo elektros tiekimo, kiek žmonių vienu metu būna objekte ir kokie pavojai galimi aplinkinėje teritorijoje.

Kiekvieną reikšmingą grėsmę verta vertinti pagal tris klausimus:

• kokia jos tikimybė;
• kokius padarinius ji sukeltų žmonėms, aplinkai, turtui ir veiklai;
• kokios esamos priemonės mažina tikimybę arba padarinius.

Pavyzdžiui, ilgesnis elektros tiekimo sutrikimas biure gali sustabdyti darbą, o šaldomame sandėlyje – sukelti produkcijos praradimą. Todėl skiriasi ir pasirengimas: vienur svarbiausia alternatyvi darbo vieta bei ryšys, kitur papildomai būtina numatyti temperatūros kontrolę ir atsarginį energijos tiekimą.

Rizikos vertinimo rezultatas turi virsti priemonių planu. Formuluotę „galimas užliejimas“ reikia papildyti konkrečiais sprendimais: jautrią įrangą perkelti iš pažeidžiamų vietų, numatyti vandens tiekimo uždarymą ir paskirti asmenį, kuris organizuos veiksmus. Techninius darbus turi atlikti tam pasirengę darbuotojai, nekeldami pavojaus sau.

Problema: parengtas planas nepadeda priimti sprendimų

Ilgas dokumentas gali atrodyti išsamus, bet kritiniu momentu žmogui reikia greitai rasti atsakymą. Kas perspėja darbuotojus? Kas kviečia pagalbą? Kas koordinuoja veiksmus, kai pagrindinio atsakingo asmens nėra?

Jeigu įmonei privalomas ekstremaliųjų situacijų valdymo planas, jo turinys ir rengimo procedūra turi atitikti taikomus reikalavimus. Praktiniam naudojimui papildomai naudinga parengti trumpas veiksmų atmintines pagal svarbiausius scenarijus.

Tokioje atmintinėje rekomenduojama aiškiai nurodyti:

• kaip atpažįstamas pavojus ir perduodamas perspėjimas;
• kokius pirmuosius veiksmus atlieka darbuotojas;
• kas koordinuoja reagavimą ir kas jį pavaduoja;
• kada evakuojamasi, o kada vykdomi nurodymai likti patalpose;
• kaip patikrinama, ar visi žmonės saugūs;
• kas perduoda informaciją pagalbos tarnyboms.

Kontaktai, patalpų duomenys ir atsakingų asmenų sąrašai turi būti aktualūs. Dokumentuose įrašytas seniai išėjęs darbuotojas reiškia, kad dalis pasirengimo sistemos jau neveikia.

Pasitelkiant Tuv-Nord civilinę saugą dokumentacijos rengimui, verta siekti aiškaus praktinio rezultato: vadovui reikalingo valdymo plano, atsakingiems asmenims suprantamų veiksmų sekų ir darbuotojams skirtų trumpų instrukcijų. Dokumentų priėmimo metu naudinga kartu aptarti bent vieną galimą incidentą ir patikrinti, ar pagal parengtas procedūras įmanoma nuosekliai veikti.

Problema: evakuacijos schema yra, tačiau išėjimas užstatytas

Evakuacijos planas turi atitikti realų patalpų išdėstymą. Jeigu pertvara perkelta, išėjimo vieta pasikeitė arba koridorius naudojamas prekėms laikyti, sena schema gali klaidinti.

Praktinę patikrą rekomenduojama atlikti einant darbuotojo keliu nuo jo darbo vietos iki išėjimo ir susirinkimo vietos. Taip pastebimos kliūtys, kurių nesimato brėžinyje: sunkiai atidaromos durys, neaiškus ženklinimas, užstatyti praėjimai ar išėjimas į intensyvaus transporto judėjimo zoną.

Svarbu numatyti alternatyvius veiksmus, jeigu įprastas kelias nepasiekiamas. Taip pat reikia įvertinti lankytojus, rangovus ir žmones, kuriems gali prireikti pagalbos. Susirinkimo vieta turi būti parinkta taip, kad žmonės netrukdytų atvykstančioms tarnyboms ir nepatektų į papildomą pavojų.

Ne kiekviena grėsmė reiškia, kad būtina nedelsiant eiti į lauką. Išorinio užterštumo ar kito pavojaus atveju gali būti nurodyta likti patalpose. Todėl procedūros turi apimti skirtingus scenarijus, o darbuotojai turi žinoti, kaip gauti ir vykdyti oficialius nurodymus.

Problema: atsakomybė paskirta žmogui, kuris ne visada būna vietoje

Jeigu visa pasirengimo sistema priklauso nuo vieno administracijos darbuotojo, ji tampa pažeidžiama per atostogas, ligą ar naktinę pamainą.

Atsakomybes rekomenduojama paskirstyti pagal funkcijas. Vienas asmuo koordinuoja reagavimą, kitas organizuoja žmonių apskaitą susirinkimo vietoje, trečias pasitinka pagalbos tarnybas. Kiekvienai svarbiai funkcijai numatomas pavaduojantis asmuo. Pamainomis dirbančioje įmonėje būtina patikrinti, ar šios funkcijos užtikrinamos kiekvienos pamainos metu.

Atsakingiems darbuotojams turi būti suteikti ir įgaliojimai. Jei žmogus paskirtas organizuoti veiksmus, tačiau negali inicijuoti perspėjimo ar sustabdyti nesaugaus proceso, jo galimybės ribotos.

Pagalba žmonėms taip pat turi būti planuojama saugiai. Darbuotojų negalima skatinti grįžti į pavojingas patalpas ieškoti kolegų. Informacija apie galimai likusius žmones perduodama pagalbos tarnyboms.

Problema: darbuotojai pasirašė, bet nežino, kaip elgtis

Parašas patvirtina supažindinimo faktą, tačiau neparodo, ar darbuotojas geba atlikti reikalingus veiksmus. Civilinės saugos mokymo darbo vietose organizavimas priskiriamas įmonės vadovui arba jo įgaliotam asmeniui.

Mokymuose verta remtis konkrečia darbo aplinka. Darbuotojui reikia parodyti jo naudojamus evakuacijos kelius, paaiškinti perspėjimo būdus ir aptarti, ką daryti, jeigu įprastas išėjimas nepasiekiamas. Informacija turi būti suprantama ir tiems, kurie nepakankamai moka lietuvių kalbą.

Žinias galima patikrinti paprastais praktiniais klausimais. Kur susirinksite išėję iš pastato? Kam pranešite apie pastebėtą pavojų? Kaip elgsitės gavę nurodymą likti viduje? Jeigu atsakymai skiriasi nuo patvirtintų procedūrų, reikia papildomo paaiškinimo.

Mokymų turinį, trukmę, periodiškumą ir jų įforminimą būtina derinti su galiojančiais reikalavimais. Įmonės veiklos pasikeitimai taip pat yra pagrindas peržiūrėti darbuotojams pateikiamą informaciją.

Problema: pratybos parodo tik iš anksto surežisuotą išėjimą

Pratybos turi patikrinti pasirengimą. Vien sklandus darbuotojų išėjimas iš pastato neatskleidžia, ar jie gebėtų veikti sutrikus ryšiui arba nesant įprasto koordinatoriaus.

Naudinga pradėti nuo stalo pratybų: atsakingi asmenys aptaria pasirinktą scenarijų ir nuosekliai paaiškina savo sprendimus. Vėliau praktinėse pratybose tikrinamas perspėjimas, žmonių judėjimas ir apskaita. Scenarijaus komplikacijos turi būti imituojamos saugiai, fiziškai neužblokuojant evakuacijos kelių ir nesukeliant tikro pavojaus.

Tuv-Nord civilinė sauga gali būti pasitelkiama organizuojant mokymus ir pratybas. TUV NORD Lietuva viešai pristato ir stalo pratybas, skirtas reagavimo bei padarinių šalinimo veiksmams aptarti ir suderinti.

Po pratybų rekomenduojama įvertinti ne tik evakuacijos laiką. Reikia išsiaiškinti, ar visi išgirdo perspėjimą, ar lankytojai gavo pagalbą, ar pavyko nustatyti išėjusių žmonių skaičių ir ar atsakingi asmenys turėjo reikalingą informaciją.

Kiekvienam nustatytam trūkumui paskiriamas atsakingas žmogus ir pašalinimo terminas. Jei išryškėjo neaiški procedūra, ji pataisoma, o susiję darbuotojai supažindinami su pakeitimu.

Problema: pasirengimas baigiasi dokumentų patvirtinimu

Įmonėje keičiasi darbuotojai, patalpos, įranga ir darbo organizavimas. Todėl pasirengimo priemonės turi būti peržiūrimos pasikeitus reikšmingoms aplinkybėms ir teisės aktų nustatyta tvarka.

Naudinga į vidaus kontrolę įtraukti reguliarią kontaktų, evakuacijos kelių ir atsakingų asmenų patikrą. Po incidento ar pratybų būtina įvertinti, ką reikia pakeisti. Veiklos tęstinumui papildomai verta numatyti, kaip įmonė palaikys ryšį su darbuotojais ir klientais, pasieks svarbius duomenis bei organizuos darbą, jei patalpos laikinai nebus naudojamos.

Vadovui praktiškas pirmasis darbas – paskirti pasirengimo peržiūros atsakingą asmenį ir terminą. Peržiūra turi baigtis konkrečiu rezultatu: nustatytomis pareigomis, aktualiais dokumentais, sutvarkytais trūkumais ir suplanuotais mokymais. Tuomet pasirengimą galima patikrinti pratybomis ir įsitikinti, kad numatyti veiksmai iš tiesų įgyvendinami.